협업 문서, 어디까지 표준화해야 할까

 

팀이 커지면서 각자 쓰는 문서 양식이 다 달라지는 걸 느꼈습니다.
누구는 PRD를 노션에, 누구는 구글 독스에, 누구는 파워포인트로 만들었어요.
처음엔 "형식이야 뭐가 중요하냐, 내용이 중요하지"라고 생각했는데, 협업이 잦아지니 문서 양식이 다른 것 자체가 비용이 되더라고요.

 

신규 입사자가 늘어나면서 "이 프로젝트 문서는 어디서 봐야 하나요"라는 질문을 하루에도 몇 번씩 받았습니다.
문서가 없는 게 아니라, 너무 여러 군데 흩어져 있고 형식도 제각각이라 찾기가 어려웠던 거예요.
그래서 최소한의 표준 템플릿 세 가지(기획서, 회의록, 릴리즈 노트)만 먼저 통일하기로 했습니다.

 

모든 걸 표준화하려고 하면 오히려 반발이 심했어요.
"내 방식이 더 편한데 왜 바꿔야 하냐"는 의견이 많았습니다.
그래서 저희는 "필수 항목만 정하고, 나머지 형식은 자유"라는 원칙으로 타협했어요.
기획서라면 배경/목표/범위/일정 네 가지 항목은 반드시 들어가야 하지만, 그걸 노션에 쓰든 슬라이드로 만들든 상관없게 했습니다.
이렇게 하니 반발도 줄고, 그래도 "필요한 정보를 어디서 찾아야 하는지"는 누구나 알 수 있게 됐어요.

 

문서 위치를 찾기 쉽게 만드는 것과, 문서를 최신 상태로 유지하는 것은 완전히 다른 문제라는 걸 느끼고 있습니다.
양식은 통일했지만, 오래된 문서가 안 지워지고 계속 쌓이는 문제는 아직 해결을 못 했어요.

다음 분기에는 "6개월 이상 업데이트 없는 문서는 보관함으로 자동 이동" 같은 규칙을 만들어볼까 고민 중입니다.

 

완벽한 표준화보다, 팀이 불편해하지 않는 선에서 최소한의 공통 규칙을 만드는 게 더 오래갔던 것 같아요.