리모트 협업 툴 비교 (Notion, Jira, Confluence)

비대면 근무가 늘면서 협업 툴을 새로 정비해야 하는 상황이 왔습니다.

저희 팀은 Notion, Jira, Confluence를 각각 다른 용도로 써봤는데, 이번 글에서는 실제로 써보면서 느낀 장단점을 정리해보려 해요.
정답은 없고, 팀 성격에 따라 맞는 조합이 다르다는 게 결론이라는 점을 미리 말씀드립니다.

 

Notion: 유연하지만 규칙이 없으면 무너진다

Notion을 처음 도입했을 때는 다들 좋아했습니다.
문서, 위키, 간단한 데이터베이스, 칸반보드까지 하나의 툴에서 다 되니까 편했어요.
저희는 회의록, 기획 문서, 온보딩 가이드를 전부 Notion으로 옮겼습니다.

문제는 3개월쯤 지나자 나타났어요.
누구는 페이지 제목에 날짜를 앞에 붙이고, 누구는 뒤에 붙이고, 누구는 아예 안 붙였습니다.
검색을 해도 비슷한 문서가 세 개씩 나오고, 어떤 게 최신인지 알 수 없는 상황이 반복됐어요.
결국 팀 내에서 "Notion 페이지 명명 규칙"이라는 별도 가이드 문서를 만들어야 했는데, 이게 좀 아이러니했습니다.
유연함이 장점인 툴인데, 그 유연함을 통제하기 위한 규칙 문서가 또 필요했던 거죠.
그래도 규칙을 정하고 나니 확실히 나아졌고, 특히 회의록과 기획 초안처럼 자유로운 형식이 필요한 문서에는 여전히 Notion이 제일 편했습니다.

 

Jira: 개발 프로세스엔 강하지만 배우는 데 시간이 든다

Jira는 스프린트 관리와 티켓 추적에는 확실히 강력했습니다.
백로그, 스프린트 보드, 번다운 차트까지 개발 프로세스에 필요한 기능이 거의 다 있었어요.
개발팀은 금방 적응했습니다.

문제는 비개발 직군이었어요.
마케팅이나 디자인팀 동료들이 티켓 하나 만드는 데 필드가 너무 많다고 불편해했습니다.
"이슈 타입, 우선순위, 스프린트, 컴포넌트, 라벨"까지 다 채우라고 하니 그냥 슬랙으로 요청하는 게 편하다는 반응이 나왔어요.
그래서 저희는 비개발 직군용으로는 필드를 최소화한 간단한 이슈 템플릿을 따로 만들어서 배포했고, 이후로는 사용률이 눈에 띄게 올라갔습니다.
개발 프로세스가 명확한 팀에게는 Jira가 최선이지만, 그 프로세스를 다른 직군에게 그대로 강요하면 오히려 저항이 커진다는 걸 배웠어요.

 

Confluence: 정착된 지식은 잘 쌓이지만 실시간 협업엔 약하다

Confluence는 팀 위키 용도로 썼습니다.
API 문서, 정책 문서, 의사결정 기록처럼 "한번 정리되면 오래 유지되는" 문서에는 확실히 적합했어요.
Jira와 연동이 잘 되는 것도 장점이었습니다.
이슈에서 관련 문서로 바로 링크를 걸 수 있으니 개발팀 입장에서는 편리했어요.

다만 실시간으로 여러 명이 동시에 작업하는 문서, 예를 들어 회의 중 같이 타이핑하면서 정리하는 문서에는 Notion보다 느리고 불편하다는 의견이 많았습니다.
편집기 자체가 무겁게 느껴진다는 피드백도 있었어요.
그래서 저희는 회의 중 라이브 협업은 Notion이나 구글독스로 하고, 확정된 내용만 Confluence로 옮겨 정리하는 이원화 방식을 택했습니다.

 

세 가지를 다 써본 뒤 저희가 정착한 방식은 이렇습니다.

Notion - 기획 초안과 회의록, 가벼운 문서 협업
Jira - 개발 스프린트 관리와 버그 트래킹
Confluence - 확정된 정책 문서, API 레퍼런스, 온보딩 자료처럼 오래 유지될 지식

이렇게 역할을 나누고 나니 "이건 어디에 써야 하지"라는 혼란이 크게 줄었어요.

물론 세 가지 툴을 동시에 쓰면 정보가 분산된다는 단점도 분명 있습니다.
저희도 초반에는 "이 내용 Notion에 있는지 Confluence에 있는지 헷갈린다"는 불만이 나왔어요.
그래서 각 툴의 최상단에 "이 문서는 어디로 가야 하는지"를 안내하는 인덱스 페이지를 만들어서 서로 링크를 걸어두는 걸로 보완했습니다.

 

완벽한 하나의 툴을 찾기보다, 각 툴의 강점에 맞게 역할을 나누고 그 경계를 팀 전체가 이해하게 만드는 게 결국 더 현실적인 해법이었어요.

협업 툴을 또 바꾸자는 이야기가 나올 때마다, 저는 이제 "어떤 새 툴을 쓸까"보다 "지금 어떤 문제가 어디서 발생하는가"를 먼저 물어보게 됩니다.